Yhteiset Lapsemme ry
HENKILÖTIETOJA SISÄLTÄVIEN REKISTEREIDEN TIETOSUOJASELOSTE Päivitetty 8.1.2024
1. Rekisterinpitäjä
Yhteiset Lapsemme ry, Pohjoinen Hesperiankatu 15 A 11, 00260 Helsinki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Katja Mannerström, puh. 044 7211 235 katja.mannerstrom@yhteisetlapsemme.fi
3. Rekisterin nimi
Yhteiset Lapsemme ry:n keskustoimisto ylläpitää seuraavia henkilötietoja sisältäviä rekistereitä:
- Jäsenrekisteri (sis. uutiskirjeen tilanneiden rekisterin)
- Yhteiset Lapsemme -lehden jakelurekisteri
- Kummi- ja lahjoittajarekisteri
- Palkka- ja taloushallinnon rekisteri
- Lastenkodin asiakasrekisteri
- Kotoutumisen tuen vapaaehtoistoiminnan rekisterit
- Yhdessä ilman rasismia -hankkeen rekisteri
- Adoptiotoiminnan rekisteri
- Yhteistyökumppanirekisteri
- Markkinointirekisteri (toimintokohtainen)
Rekisterit ovat vain Yhteiset Lapsemme ry:n toimihenkilöiden käytettävissä. Rekistereistä jäsenrekisteri, lehtijakelurekisteri sekä kummi- ja lahjoittajarekisterit sijaitsevat sähköisessä jäsenrekisteriohjelmassa, palkka- ja taloushallinnon rekisteri taloushallinnon ohjelmassa. Lastenkodin asiakasrekisteri ja Kotoutumisen tuen vapaaehtoistoiminnan rekisterit sijaitsevat ao. käytössä olevassa ohjelmassa. Muut rekisterit sijaitsevat tiedostomuotoisina. Sähköiseen jäsenrekisteriin ja vapaaehtoistoiminnan rekisterin ohjelmaan on käyttäjillä henkilökohtainen salasana niillä Yhteiset Lapsemme ry:n toimihenkilöillä, jotka käsittelevät tietoja. Muiden rekisterien osalta tiedostot ovat niiden toimihenkilöiden käytettävissä, jotka tietoja käsittelevät.
4. Rekisterien tarkoitus ja oikeusperusteet
Yhteiset Lapsemme ry:n rekistereillä on eri käyttötarkoituksia, jotka on kuvattu seuraavassa:
- Jäsenrekisterin tarkoituksena on jäsenpalvelu, jäsenviestintä sekä muu yhdistystoimintaan ja tapahtumiin liittyvä viestintä sekä varainhankinta.
- Lehtijakelurekisterin tarkoitus liittyy Yhteiset Lapsemme -lehden jakeluun ja laskutukseen.
- Kummi- ja lahjoittajarekisterin tarkoitus on kummi- ja kuukausilahjoittajatoimintaan sekä kertalahjoituksiin liittyvä viestintä ja varainhankinta.
- Palkka- ja taloushallinnon rekisteri on taloushallinnon käytössä oleva palkkojen ja laskutusten rekisteri, jonka käyttö liittyy sisäisiin toimintoihin.
- Lastenkodin asiakasrekisteri tarkoituksena on ylläpitää tietoa lastenkodin asiakkaista.
- Kotoutumisen tuen vapaaehtoistoiminnan rekisterien tarkoituksena on mahdollistaa yhteydenpito vapaaehtoisiin ja toimintojen eri kohderyhmiin.
- Hankkeiden asiakasrekisterin tarkoitus on mahdollistaa hankkeen asiakassuhteiden ylläpito.
- Yhteistyökumppanirekisterin tarkoituksena on yhdistysviestintä ja vaikuttaminen.
- Adoptiotoiminnan rekisteri on adoptiovalmennuskurssien asiakasrekisteri..
- Markkinointirekisteri on yhdistyksen pysyvien toimintojen sekä hankkeiden ja maksupalvelutoiminnan ja varainhankinnan käytössä oleva rekisteri. Yhteystietoja käytetään markkinointitarkoituksiin.
- Markkinointirekisteriin voidaan liittää tapahtumiin ilmoittautuneiden yhteystiedot, mikäli tähän annetaan suostumus ilmoittautumisen yhteydessä.
Yhdistyksen toimintaan, jäsenyyteen ja varainhankintaan liittyvää yleistä viestintää voidaan kohdistaa kaikkiin rekisterissä oleviin. Lahjoitusten keräämisen yhteydessä kerätään tietoja lahjoittajista, jotta voimme palvella lahjoittajia ja mm. informoida lahjoitettujen varojen käytöstä. Lisäksi tietoja käytetään tilastointiin ja palveluiden kehittämiseen. Tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä ilmoittautuneiden tietoja rekisteriin tapahtumatiedotusta varten. Tietoja ei säilytetä ilman erillistä ilmoitusta.
Yhdistyslain 11 § mukaan yhdistyksen jäsenistä on pidettävä luetteloa. Yhdistyksellä oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun erikseen sovitun yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Muihin rekistereihin kuin jäsenrekisteriin kuulumisen oikeusperuste on sopimusperustainen. Rekisterien käytössä noudatetaan ja sovelletaan Suomen henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan (General Data Protection Regulation, GDPR) mukaisia vaatimuksia. Kaikessa rekistereihin liittyvässä toiminnassa noudatetaan kulloinkin voimassaolevia henkilötietojen käsittelyä koskevia kansallisen tason ja EU-tason lakeja ja asetuksia.
5. Selostus käsittelytoiminnasta
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot: nimi, kotipaikka, syntymävuosi
- rekisteröidyn yhteystiedot: osoite, puhelinnumero
- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot: yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
- jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenmaksutiedot)
- luottamustehtävät
- vapaaehtoisroolit ja siihen liittyvät taustatiedot, ml. merkintä rikosrekisteriotteen ja sosiaalitoimien lausunnon tarkastamisesta
- lisätiedot, kuten tapahtumiin osallistuminen tai muu aktiivisuus
Kaikissa rekistereissä ei käsitellä kaikkia em. tiedoista, vaan ne vaihtelevat rekisterin käyttötarkoituksen mukaan. Kaikista rekisteröidyistä ei kerätä kaikkia em. tietoja. Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle. Yksittäisen rekisterin käyttötarkoituksesta voidaan antaa tarkempia tietoja tarkennetussa rekisterikohtaisessa rekisteriselosteessa. Rekisteriin kuuluvaan ei kohdisteta suoramarkkinointia ilman nimenomaista suostumusta.
6. Tietolähteet
Tiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Kerättävien tietojen käyttötarkoitus ilmoitetaan tietojen keräämisen yhteydessä. Yhteistyökumppanirekisterin tietoja voidaan kerätä julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Markkinointirekisteriin voidaan kerätä yhteystietoja myös yritysten tai yhteisöjen julkisista tietolähteistä sekä tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä. Verkkosivuilla tapahtuvaa toimintaa seurataan Google Analytics -palvelun avulla. Evästeitä voidaan käyttää saadaksemme tarkempaa tietoa sivuvierailuista.
7. Tietojen poistaminen ja säilyttäminen
Tiedot rekistereistä poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun tietoja ei enää käytetä. Tiedot poistetaan viipymättä rekisteröidyn sitä pyytäessä. Henkilötietoja säilytetään vähintään jäsenyyden tai muun toimintaan osallistumisen keston ajan, ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset kuten kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
8. Tietopyynnöt ja rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla on oikeus pyytää häntä koskevat tiedot rekisterin pitäjältä sekä oikeus pyytää oikaisemaan tai poistamaan virheellinen tieto. Pyynnöt käsitellään mahdollisimman nopeasti ja pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
9. Tietojen luovuttaminen
Tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietojen muusta mahdollisesta käytöstä pyydetään erillinen suostumus.
10. Tietojen suojaus
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana ao. järjestelmään. Tiedot kerätään sähköisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Mahdolliset kirjalliset rekisterit ja rekisterien varmuuskopiot säilytetään lukituissa paikoissa.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Merkittävistä muutoksista informoidaan rekisteröityjä.